Lær hemmelighederne til stressfri produktivitet. 

Læsetid: 15 minutter

 Læs denne blog hvis du:

• Savner mere tid og overskud i din hverdag.
• Ønsker at blive inspireret til at styre din tid så du er mere effektiv.
• Er usikker på hvordan du får tid til at gå efter dine drømme.
• Er i tvivl om hvordan du skiller det væsentlige fra det uvæsentlige.

Kan du svare ja til et, eller flere af ovenstående punkter, så er denne blog for dig. Jeg samler de vigtigste time management erfaringer, som har givet mig en mere effektiv arbejdsproces og har hjulpet mig til større produktivitet og arbejdsglæde i dagligdagen.

De fleste mennesker spilder deres tid som aldrig før!

Lige nu er det bedste tidspunkt i verdenshistorien, til at tage din time management seriøst. Det moderne menneske står overfor en kæmpe udfordring:

I 2019 er der i langt højere grad, end noget tidligere tidspunkt i verdenshistorien, mange der forsøger at fravriste dig din dyrebare tid, og der er samtidig flere muligheder for ligegyldigt tidsfordriv, end nogensinde før. Det betyder også at det er ekstremt vigtigt at prioritere din tid. Du kan bogstaveligt talt sidde og stene hele dit liv væk på Netflix, YouTube, eller blot surfe dig i ihjel foran en computer. Faktisk tager du ca. 90% af alle beslutninger på automatpilot, hvilket er ødelæggende for din evne til at opnå dine målsætninger, så din tid er under seriøst angreb.

Hvis du følger denne blog, får du mine vigtigste læringer, og jeg viser dig, hvordan du selv kan opnå stressfri produktivitet. Du får desuden nogle resurser med på vejen, der kan lære dig at få det rigtige gjort, og struktureret din tid, så dine planer lykkes.

Her er de to mest udbredte misforståelser om time management

Når jeg ser på mennesker, og måden hvorpå folk styrer deres tid, så er det største problem at de bruger for lang tid på at lave de forkerte ting. Det engelske sprog rummer to forskellige ord, som lyder ens, men faktisk er meget forskellige måder at være produktive på – efficiency og effectiveness

Definitionen på efficiency er at gøre den mest værdifulde ting, hvorimod effective defineres på om du løser en opgave godt. Hvis du udelukkende tænker i effektivitet, kan du være dygtig til at løse opgaven godt, men udfordringen er, at du måske ikke løser den mest værdifulde opgave, og dermed spilder din tid.

Kan du skelne?

Misforståelse 1: Jeg skal blot bruge en to-do-liste for at være velorganiseret.

Selvom en to-do liste godt kan fungere, er der tre store problemer forbundet med at arbejde efter den:

1. Du tager sjældent stilling til, hvilken aktivitet på listen der er vigtig, og hvordan den bidrager til den langsigtede målsætning
2. Du prioriterer ikke listen tilstrækkeligt eller hyppigt nok, hvilket betyder at overblikket over dine gøremål forsvinder.
3. Der skal blot en enkel henvendelse på mail, sms eller Slack til, før du forlader din to-do-liste, og begynder at arbejde på andres forespørgsler.

Som den amerikanske forfatter Brendon Burchard siger:

”En e-mail indboks er ikke andet end en lang liste af andre folks dagsordener”.

Desto mere efterspørgsel der er efter din tid, desto sværere bliver for dig at fokusere på de ting, som giver de bedste resultater, og det er oftest netop de ting, der vil kunne gøre den største positive forskel for dig.

 ”Du kan have nok så mange to-do-lister, men hvis du fylder dem med de forkerte ting, så får du ikke de resultater du gerne vil have.”

Misforståelse 2: Hvis jeg styrer min tid stramt, så skal jeg arbejde endnu mere.

Mange mennesker tror at stram tidsstyring og lysten til at forøge sin produktivitet, handler om at skulle arbejde mere – det mener jeg bygger på en decideret misforståelse.

I min optik handler time management i meget højere grad om at tage ansvar for den tid du har. Mange har den opfattelse, at det mest værdifulde i livet er penge, men det mener jeg er forkert.

Det mest værdifulde er tid, fordi den er umulig at få igen. Hvis du mister penge, kan du tjene dem igen, men i det øjeblik tiden forsvinder er den væk for altid.

Fordi tiden er så knap, er det netop essentielt at være grundig med din prioritering og være afklaret med, hvordan du bruger din tid, og genvinde kontrollen med den. Formålet med time management er ikke, at du skal lave mere arbejde, men at du frigør mental kapacitet, så du kan dedikere din tid til det, der giver mest mening for dig.

Selvom det kan virke ulogisk, så betyder god time management større frihed. Det skyldes at de frigivne mentale ressourcer kan disponeres, som du har lyst til. Derfor er jeg en stor fortaler for, at man tager kontrol og ansvar for sin time management.

Dårlig time management kan sagtens koste dig nattesøvnen

Her er hemmeligheden til stressfri produktivitet

Hemmeligheden til høj produktivitet er lidt mere kontraintuitiv end man skulle tro, for den bedste anbefaling til at tage kontrol over din tid er denne:

For at få maksimal produktivitet kræver det, du afsætter koncentreret tid og tankevirksomhed, og at styre din tid. For at få det fulde overblik er det nødvendigt, du afsætter de mentale ressourcer til at foretage den prioritering.

Det bedste framework jeg selv har fundet for effektiv tidsstyring er udarbejdet af David Allen, som beskrevet i bogen “Getting Things Done” (fremover forkortet GTD). Det er en god bog, som kan hjælpe dig til at skabe større produktivitet i dit liv.

Som pointeret før, så er det største time management problem, at mange mangler den fokuserede stund, hvor de kan organisere deres tid ordentligt.

Du skal bruge koncentreret tid på at svare på vigtige spørgsmål som:

• Hvad er det for nogle projekter, der vigtige lige nu?
• Hvad er next steps, der skal tages i projekterne?
• Hvad skal der til for at nå i mål med dette projekt?

Hvis du ikke fordyber dig i at reflektere over dine forskellige forpligtelser, ansvarsområder og projekter, så kommer stressen snigende. Den kommer, fordi du mister overblikket over dit liv.

En af bogens vigtigste pointer er at vi mennesker har en tendens til at bruge vores hjerner og hukommelse som huskelister, hvilket skaber forvirring, kaos og i sidste ende stress.

Det er en dum idé fordi hjernen ikke er indrettet til at holde styr på så meget information, og en enkelt impuls, eller tanke, kan fremkalde en uafklaret opgave. Du kender formodentlig situationen, hvor du kommer kørende i din bil, og pludselig husker at du skal til tandlæge, eller at der er en vigtig mail du har glemt.

Det sker fordi du ikke kan styre, hvornår hjernens impulser hiver information frem, og det vil være en kilde til øjeblikkelig stress, hvis ikke der ligger en konkret plan for den opgave.

Dette system hjælper dig til at opnå stressfri produktivitet

En opsummering af hovedpointerne:

• De fleste er uproduktive, fordi de ikke kan prioritere mellem de vigtige og ligegyldige opgaver, og ofte lader sig styre af andres agendaer.
• De prioriterer ikke tilstrækkelig tid til at få tænkt deres projekter og opgaver igennem.
• De oplever stress, fordi de gemmer informationerne tilfældigt i deres hjerne fremfor systematisk i en proces.

Derfor er det nok ikke en stor overraskelse, at jeg vil anbefale dig at benytte et system til at booste din produktivitet. Hvis du skal lykkedes, så er det essentielt at du har en proces for, hvordan du fører dine opgaver ud i livet i en prioriteret rækkefølge.

Kernen i systemet er, at du har en bevidst metodik, som sørger for du fanger alle de projekter, som du skal dedikere din tid til. Når jeg kalder dem projekter, så er det en bred betegnelse for enhver opgave, du skal færdiggøre (uanset om det er professionelt eller privat), og hvor en færdiggørelse af projektet kræver mere end en handling. Dernæst ligger der i definitionen projekt, at det er en forpligtelse, som du har en reel motivation til at færdiggøre.

Som tidligere nævnt er hjernen en rigtig dårlig holdeplads til ting, du gerne vil huske. I GTD kaldes uafklarede forpligtelser et ”åbent loop”, og hvis du ikke har styr på dem, så vil du opleve en stressimpuls.

Derfor skal kernen i dit system være, at du fanger alle de ”åbne loops”, du har i dit liv. Først i det øjeblik hvor du har taget stilling til dem, så kan du lave en plan for hvordan, og hvornår du kan afslutte dem. Det er her vigtigt at understrege, at en uafklaret forpligtelse sagtens kan skyldes, at du blot ikke har taget stilling til, hvad det næste konkrete skridt er.

Derfor er kernen i dit system en indbakke, hvor du har styr på alle dine projekter (arbejdsmæssigt og privat). Fælles for hvert enkelt projekt, der havner i din indbakke, er at du aktivt arbejder med prioriteringerne af projekterne, og du er bevidst om den næste handling, der skal foretages i projektet. Jeg vil ikke bruge for meget tid på at genforklare GTD-metodikken her, fordi der findes mange gode videoer på YouTube (jeg kan godt lide denne, der inkluderer mit favorit projektstyrings værktøj Trello), men essensen i GTD systemet er, at du har en indbakke med en lang liste af ting, du skal lave, og at du får sorteret din indbakke efter prioriteringer, og hver dag får dine prioriterede opgaver indsat i din kalender i tidsblokke. Vigtigheden af at få arbejdsblokke i kalenderen kan du høre mere om fra iværksætter, og forfatter, Mads Faurholt i Rollemodellerne #10.

I dit system bør du derfor have en fast struktur for, på daglig basis, at afklare action steps, altså konkrete opgaver. Det er fx for ukonkret at skrive ‘jeg skal have flere følgere på mit nyhedsbrev’. Selvom det er et konkret projekt, er det stadig for ukonkret, fordi det er uklart, hvad næste skridt mod færdiggørelse er. Der handler det om, at du får det brudt ned i action steps og får kalendersat det næste konkrete step. Hvis vi tager udgangspunkt i nyhedsbrevet, så kunne første action step være, at lave en pop-up boks på din hjemmeside (for et eksempel på sådan en se https://www.barfoed.biz), næste skridt kan være at opsætte en målrettet facebookannonce mod potentielle følgere, som leder folk ind på hjemmesiden.

Det er her vigtigt at understrege at en stor målsætning sagtens kan indeholde rigtigt mange action steps, men dit job er at finde frem til det næste vigtigste action step, du kan tage, som hjælper dig videre mod færdiggørelse.

Derfor er det vigtigste, at du altid stiller dig selv dette spørgsmål:

‘Er det her en konkret handling, som jeg kan sætte mig ned og gøre med det samme’?.
Hvis svaret er nej, er projektet for diffust eller stort, og så får du, det ikke gjort.

En anden vigtig pointe er, at netop fordi livet er så dynamisk, og der konstant sker ændringer i prioriteringer og projekter, så kan det være at en given opgave pludselig ikke har samme høje prioritering, eller bliver decideret irrelevant – hvilket også betyder, at det skal fjernes fra din prioriterede indbakke. Så set i det lys er det også vigtigt at du bruger din løbende gennemgang til at nedprioritere eller helt fjerne projekter, som ikke har den samme prioritering længere.

Her er to bonus tips til at give dig retning på dine projekter

Hvis du benytter det ovennævnte system, hvor kernen er at tænke indbakke til at fange alle dine forpligtelser og åbne loops, og du afsætter fokuseret tid til at prioritere de ting, er du allerede godt på vej mod at styre din tid og opnå maksimal produktivitet.

Jeg vil dog give dig et par ekstra værktøjer, som har gjort mig endnu skarpere på at navigere i de projekter, og forpligtelser jeg har i mit eget liv, og det var nogle, jeg blev inspireret af fra Sofia Manning i vores podcast.

Det er to tips fra Anthony Robbins, og hans tidsstyringsværktøj kaldet Rapid Planning Method, som stammer fra hans program Time of your life.

Det første tip er at tænke i resultater fremfor i en konkret handling. Hvor GTD fokuserer på at nedbryde projekter til konkrete handlinger, så fokuserer Anthony Robbins råd på, at nogle gange kan du blive pålagt, eller påtage dig, en opgave, hvor formålet er uklart. Det er denne uklarhed, der fører til frustration og tvivl.

Derfor lyder tippet, at hvis du er usikker på, hvad det præcist er for et hovedformål din nuværende opgave bidrager til, så skal du afsætte tid til at tænke over, og afklare det.

Ved at bevare fokus på det overordnede outcome, får du naturlig retning på dine projekter, og undgår at dine leverancer ikke lever op til forventningerne hos modtagerne, også selvom det er et hovedformål, som er udenfor din kontrol.

Det andet gode råd er, at afklare formålet bag dine store målsætninger. Altså ikke kun på et logisk og rationelt plan, men i højere grad hvad det er for en følelse, du forsøger at opnå, ved at gå efter et mål. Ofte starter store drømme og projekter med lysten til at opnå et givent resultat, men formålet kan nogle gange blive utydeligt, eller helt glemt undervejs mod målet. Derfor skal du løbende tænke formålet igennem, så du konstant sikrer dig, at du er i gang med det rigtige og måske vigtigere, at du konsekvent har motivationen til at hjælpe dig godt igennem forløbet mod et langsigtet mål.

Jeg kender fra mig selv, at med mange forskellige jern i ilden med Rollemodellerne, som er en af de mest populære business podcasts i Danmark, et krævende fuldtidsarbejde i en stor virksomhed, og dedikationen til at være en god mand, og far, for min familie, så kræver det at jeg kontinuerligt fokuserer på det outcome og det formål, der ligger bag de ting, som jeg dedikerer min tid til, for at holde dampen oppe.

Her er de næste ressourcer der kan hjælpe dig videre med din produktivitet

• Getting Things Done af David Allen

En stor del af systemet som jeg refererer til her, stammer fra Getting Things Done, så du taber nok ikke kæben af overraskelse over, at jeg anbefaler denne bog. Forfatteren forklarer på god, og pædagogisk vis, hvordan du kan blive meget mere produktiv. Det er uden tvivl, det bedste system jeg har oplevet til time management. Bogen er dog utrolig lang, og visse steder bruger han for lang tid på at beskrive nogle banale, og simple pointer, så jeg fandt den sidste halvdel af bogen unødvendig lang. Bemærk der er flere forskellige versioner, og det er en god idé at få fat i den opdaterede version fra 2015, hvor han har forsøgt at trække fra lidt nyere eksempler.

2. The effective executive af Peter Drucker

Generelt har jeg et svagt punkt for Peter Drucker, som er en af de mest imponerende forfattere i historien, og som har produceret så mange bøger, der har været forud for sin tid, at jeg har svært ved at tælle dem alle – og denne bog er bestemt en af dem. Hvor GTD giver dig et godt system, giver The Effective Executive dig en masse konkrete tips, og vejledning, til at bruge din tid til det vigtigste. En af bogens vigtigste pointer er netop, at du skaber langt de bedste resultater ved at fokusere på at lave det rigtige, fremfor at være effektiv til at løse dine opgaver. Tim Ferris har desuden udpeget denne bog, som en must-read anbefaling til alle iværksættere, og den anbefaling kan jeg kun stemme i.

3. Deep Work af Cal Newport

Cal Newport er blevet en af mine favoritforfattere igennem de sidste par år. Han er akademiker, så hans bøger er altid funderet i stærk research, og han er god til at få sine vigtigste pointer klart frem på pædagogisk vis. Deep Work giver en række konkrete anbefalinger til, hvordan du arbejder mest produktivt, og får mest ud af din tid. En af bogens store pointer er netop at det kræver, at du fordyber dig i en enkelt opgave, og skaber et uforstyrret arbejdsrum, hvor du kan sætte din hjernes potentiale for kreativitet i spil, hvilket er en mangelvare for de fleste i denne tid.

4. The Time of your life af Anthony Robbins

Det er ikke alle, der er til Anthony Robbins stil, men han har et stort bagkatalog af forskellige programmer med strategier og teknikker, som kan skabe peak performance i dit liv. Time of your life er hans dedikerede program til time management, og her får du en lang række lydbøger, hvor han deler hans vigtigste indsigter om emnet. Det er længe siden, jeg hørte det, men jeg erindrer kurset som rigtigt godt, og efter jeg var færdig med det, havde jeg en naturlig motivation, og gå-på-mod, til at fokusere på dette område, hvilket er typisk for Anthony Robbins.

5. Rollemodellerne Podcasten

Jeg har linket til et par episoder af min podcast Rollemodellerne i denne blog, men der er generelt mange guldkorn at hente fra nogle af landets dygtigste iværksættere, som netop har været tvunget til at arbejde produktivt og lære sig selv god time management. Gode episoder at starte med er: #10 Mads Faurholdt, #16 Lars Tvede og 28# Martin Thorborg.

1. Manden der knuste kalenderen for at gøre sine medarbejdere lykkelige af Pernille Gaarde Abildgaard

Bogen beskriver de vigtigste erfaringer fra virksomheden IIH Nordic, som har været pioneerer ved at indføre en 4 dages arbejdsuge for alle medarbejdere. Den er spækket med gode konkrete produktivitetsværktøjer, som er lette at teste af.

Her er en række inspirationskilder, som jeg vil anbefale dig at besøge hvis du vil vide mere.

Sådan bliver du mere effektiv nu!

I dette afsnit vil jeg give dig bouillonterningen med hovedpointerne fra denne blog, og de vigtigste konkrete strategier, du kan arbejde med allerede i morgen.

• Du skal fokusere på efficiency i stedet for effectiveness. Det er, med andre ord, bedre at du arbejder ineffektivt med de rigtige opgaver, fremfor at være effektiv med at løse alle de forkerte og ikke værdiskabende opgaver. Det er selvfølgelig bedst at gøre begge dele samtidigt 😉.
• Drop at bruge dit hoved som holdeplads for dine forpligtelser. Dit hoved er ikke skabt til det, så du skal have et system, hvor du fanger alle dine forpligtelser i nedskrevet form.
• Du skal have en rutine og en struktur, hvor du kontinuerligt vurderer, hvad du skal gøre, hvad dine prioriteter er, og hvordan de bliver til konkrete handlinger, som du får kalendersat. Det er essentielt du får dem brudt ned i mindre action steps, fordi ellers kan det blive for diffust og ufokuseret.
• Du skal kende formålet bag alle de handlinger, du foretager dig, så det bliver nemmere for dig at finde energien, motivationen og det drive, der sikrer din succes.

Det var ca. 3100 ord, som jeg håber, har hjulpet dig med at få mere tid til alt det vigtigste i dit liv – det var det, der var min ambition med bloggen, og jeg håber, det har været tiden værd.

Du kan få de bedste tips til produktivitet, adgang til eksklusivt indhold og interviews med landets førende eksperter sendt direkte i din indbakke, hvis du skriver dig op til mit nyhedsbrev her:

Hvad er dit bedste tip til at blive mere produktiv og få det meste ud af din tid? Giv dit svar i kommentarfeltet​